RGPD : l’employeur doit permettre au salarié d’accéder aux données personnelles contenues dans ses courriels professionnels

1. Le salarié bénéficie d’un droit d’accès à ses courriels professionnels en application du RGPD
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) reconnaît à toute personne un droit d’accès à ses données personnelles (art. 15 §1).
Ce droit s’applique aux salariés et anciens salariés, y compris pour les courriels professionnels émis ou reçus pendant la relation de travail.
L’employeur ne peut s’opposer à une telle demande qu’en invoquant une atteinte aux droits et libertés d’autrui (art. 15 §4).
Ces courriels sont en effet considérés comme des données à caractère personnel dès lors qu’ils permettent d’identifier directement ou indirectement le salarié.

2. Refus illégal de l’employeur de transmettre les courriels professionnels à un salarié licencié
Un salarié licencié pour faute avait demandé à accéder à l’ensemble de ses courriels professionnels, en plus de son dossier personnel.
L’employeur avait seulement transmis des documents administratifs et contractuels (bulletins de paie, arrêt maladie, prévoyance, etc.).
Il estimait que les courriels n’étaient pas concernés par le RGPD, car à caractère professionnel.
Il soutenait aussi que la communication des autres documents suffisait à satisfaire la demande.
La Cour de cassation confirme la sanction prononcée par la cour d’appel à l’encontre de l’employeur, condamné pour manquement à son obligation d’information.

3. L’employeur doit fournir l’accès aux données contenues dans les courriels, pas nécessairement aux courriels eux-mêmes
La Cour de cassation rappelle deux principes essentiels :

• les courriels professionnels constituent bien des données personnelles ;
• le salarié peut en demander l’accès, y compris au contenu et aux métadonnées (destinataires, date, heure).
  Cependant, il n’est pas tenu de fournir une copie intégrale des courriels.
  Il peut répondre à la demande via un tableau récapitulatif des données, comme recommandé par la CNIL.
  L’important est que l’accès soit effectif, sans pour autant porter atteinte à la vie privée ou aux droits d’autres personnes.

Référence
Cass. soc. 18 juin 2025, n° 23-19022 FS-B.